PSO – Sáng ngày 25/7/2020, tại Trung tâm Văn hóa chùa Tam Chúc (thị trấn Ba Sao, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam), HT. Thích Huệ Thông – Phó Tổng Thư ký, Chánh văn phòng 2 TƯ GHPGVN đã có buổi Thuyết trình Chuyên đề: “Nghiệp vụ Thư ký và quản trị Văn phòng Phật giáo” đến với toàn thể Hội nghị Thư ký Phật giáo toàn quốc năm 2020.
HT. Thích Huệ Thông, thuyết trìnhTrước tiên, Hòa thượng chia sẻ khái niệm về Quản trị. Quản trị là một công tác, một nhiệm vụ được diễn biến liên tục, không cố định nhất thời mà là sự tiếp diễn đòi hỏi người quản trị hay nhà quản trị phải có tầm nhìn chiến lược, sự quy hoạch, kế hoạch đồng thời hoạch định ra một số nguyên tắc tổ chức trong tập thể của mình. Do đó, nói đến Quản trị thì không thể nói đến một người mà nói đến yếu tố tập thể nói đến mối quan hệ, sự giao tiếp và quá trình diễn biến trong công việc của một tổ chức. Nói đến Quản trị là chúng ta nghĩ ngay đến người lãnh đạo hay một nhóm lãnh đạo có vai trò hoạch định ra một số chương trình trọng điểm nhằm đem lại quyền lợi, sự ổn định và phát triển của một tổ chức. Phải đến thế kỷ XVIII, cuối TK XIX và đầu TK XX, lý thuyết về Quản trị mới được các nhà khoa học phát triển mạnh... Trong đó, Nhà quản trị được so sánh với người nhạc trưởng chỉ huy và lĩnh xướng điều hành cho cả dàn nhạc giao hưởng. Sự đồng điệu, ăn ý, hoà nhịp của cả dàn nhạc có thu hút hấp dẫn và nhận được sự khen ngợi từ phía khán giả hay không tuỳ thuộc vào trình độ chuyên môn và tài hoa của người Nhạc trưởng - Nhà Quản trị. Trên cơ sở lập luận và khái niệm mô phỏng này các nhà khoa học đã đưa ra 14 quy tắc để quản lý về quản trị.
Thứ nhất, là trình độ chuyên môn về vai trò kỹ thuật quản lý. Thứ hai, là quyền hạn đi đôi với trách nhiệm, quyền đưa ra mệnh lệnh đồng thời phải chịu trách nhiệm về nó. Thứ 3, phải có tính kỷ luật cao và các thành viên phải tôn trọng nguyên tắc tổ chức. Thứ 4, phải thống nhất chỉ huy điều khiển tránh mâu thuẩn giữa các mệnh lệnh. Năm là khi thống nhất lãnh đạo phải hướng về mục tiêu chung của tổ chức. Sáu là lợi ích cá nhân phải phụ thuộc vào lợi ích tổ chức, phải đặt lợi ích tổ chức lên trên quyền lợi cá nhân, nếu có mâu thuẩn thì nhà quản trị phải kịp thời hoà giải tốt. Bảy, phải biết thù lao tương xứng với công việc mà mình đã giao. Tám là tập trung quyền lực. Chín trật tự thứ bậc trong bộ máy lãnh đạo. Mười tôn trọng trật tự trong sinh hoạt. Mười Một tính công bằng hợp lý. Mười Hai, là ổn định nhiệm vụ tránh việc phải bổ nhiệm nhiều lần. Mười Ba là tạo điều kiện tốt cho cấp dưới. Mười Bốn là đoàn kết hoà hợp thống nhất.
Hòa thượng đặc biệt giới thiệu và phân tích chuyên sâu vào trọng tâm vấn đề: “Liên quan đến tổ chức Giáo hội thì việc ứng dụng những quy tắc quản lý về quản trị sẽ như thế nào?”
Trong quá trình thực thi nghiệp vụ quản trị của Giáo hội, quý chư Tôn đức khi soạn thảo Hiến định tức là các Hiến chương của GHPGVN đã có tầm nhìn rất xa và chi tiết. Trong đó, Hiến chương Phật giáo đã thể hiện vai trò của nhà lãnh đạo Giáo hội một cách chuẩn mực từ quyền lực tập trung, đề cao tính tập thể, tôn trọng tổ chức, tinh thần hoà hợp, đoàn kết và sự thấu hiểu chia sẻ với cấp dưới. Tuy từ ngữ biểu đạt có khác nhau nhưng nội hàm của vấn đề là giống nhau trong các quy tắc Quản trị ứng dụng vào công tác quản lý về quản trị Phật giáo. Trong GHPGVN, các bậc Tôn túc của Giáo hội là những Nhà Quản trị. Những vấn đề về quyền lực tập trung, yếu tố tập trung dân chủ, quyền lực tập thể luôn được tôn trọng. Tất cả đều thể hiện nguyên tắc trong Hiến chương rất rõ và phù hợp với Luật của Phật. Hoà thượng liên hệ đến thực tiễn ý nghĩa công tác Quản trị ứng dụng trong nhà Phật khi kể về những buổi đầu lúc Phật còn tại thế và bước đầu thành lập Tăng đoàn, dấu mốc kể từ năm thứ 12 bắt đầu có Kiết giới và mọi hoạt động sinh hoạt của Tăng đoàn đểu phải Yết ma. Nói đến Yết ma là nói đến tập thể và quyền lực tập trung ở Giới luật. Đức Phật đã không lấy quyền lực của người đứng đầu mà lấy Giới luật làm yếu tố nền tảng đề xử lý, chế tài hay ngăn ngừa.
Khi hình thành Hiến chương là các bậc Tôn túc tuân thủ vào nguyên tắc Giới luật. Bên cạnh đó là đáp ứng nhu cầu thực tế phù hợp với hoàn cảnh có thực. Cho nên khi thành lập Hiến chương là bộ phận của Ban thư ký thành lập đề soạn thông qua ý kiến của BTS các tỉnh thành, các Ban, Viện và trình trước Đại hội. Đó là Lập hiến, là Trọng hiến. Bản Hiến chương cũng cho phép Ban HĐTS được quyền “Lập quy” được quyền “Trọng pháp”. Nghĩa là soạn tất cả các quy định bởi vì Hiến chương cho phép thì chính là Tập thể Giáo hội cho phép. Khi Hiến chương thông qua Đại hội, tập thể xem xét và đồng ý biểu quyết. Đó là hình thức quản lý và quản trị Giáo hội theo hình thức tập trung dân chủ thông qua hình ảnh thống nhất biểu quyết trong Đại hội. Ban Thường trực HĐTS soạn các quy chế nhằm đáp ứng được các nhu cầu sinh hoạt của toàn thể hệ thống Giáo hội dựa trên quyền của đại biểu Tăng Ni. Như vậy trong các Chương điều của Hiến chương GHPGVN đã hàm chứa những quy tắc chung ở trên với những quy chuẩn về Quản trị trên tinh thần tập thể. Do đó, quản trị không xảy ra ở mỗi cá nhân mà hình thành trên một tập thể, trong đó chủ thể Quản trị vừa có chuyên môn sâu vừa có cả tính nghệ thuật khi vận hành bộ máy hành chính.
Trong đó, vai trò của Ban Thư ký (BTK) rất quan trọng. BTK vừa là nhà Quản trị vừa là nhà Quản lý và cũng đồng thời là người Tham mưu, người soạn thảo giúp cho nhà Quản trị - Chủ thể quản trị đó là HT Chủ tịch cùng Ban Thường trực HĐTS và HĐTS. Lúc này, đối tượng của nhà Quản trị đó là các Tự viện, Tăng Ni và các sinh hoạt Tăng đoàn dựa trên yếu tố hành chánh của Giáo hội. Ví dụ quy chế của HĐTS theo quy định của Hiến chương giao cho Ban Thường trực được quyền thành lập quy chế (Lập quy). Trong quy chế nói rõ vai trò của Thư ký, Tổng Thư ký là người chịu trách nhiệm toàn bộ sinh hoạt mang tính hành chánh và đó chính là Quản lý. Quản lý trên cơ sở của những nhà quản trị, quản lý trên cơ sở hành chánh và pháp luật của nhà nước. Xét về góc độ trách nhiệm của nhà quản trị nếu như bộ phận thư ký không nắm vững trách nhiệm của nhà quản trị, không nắm được định hướng, quy hoạch và không đưa ra một chương trình hành động cụ thể thì khó làm tròn nhiệm vụ tư vấn tham mưu và quản lý.
Có thể hiểu rằng vai trò và chức năng của nhà quản trị có tầm quan trọng thiết yếu, đặc biệt đối với nhà quản lý... Và những nhà quản lý mang tính nghi lễ trong tổ chức, vai trò lãnh đạo, chỉ đạo điều phối công việc của cấp dưới, vai trò phối hợp kiểm tra hoạt động, vai trò liên lạc nhằm thể hiện mối quan hệ của nhà quản trị đối với nội bộ và ngoài tổ chức, tiếp nhận thông tin liên quan tới tổ chức để xây dựng hệ thống thông tin nội bộ, xem xét phân tích những cơ hội hay khó khăn đối với công việc chung của tổ chức. Vai trò đưa ra quyết định và phổ biến thông tin, cung cấp thông tin ra bên ngoài để tranh thủ sự đồng tình ủng hộ trong đó có vai trò Chủ trì ở vị trí đứng đầu thế hiện tầm nhìn sâu sắc để đưa ra các đề xuất then chốt quan trọng. Vai trò giải quyết sự bất ổn nội bộ, khắc phục những biến cố xảy ra, vai trò phân tích về nhân sự, công việc, nguồn lực phù hợp với thực tế. Vai trò của nhà quản trị rất lớn đối với Ban thư ký. Hay nói cách khác Ban Thư ký vừa đóng vai trò của nhà quản trị và hoàn toàn đóng vai trò của nhà quản lý. Cho nên Ban thư ký cần nắm vững phương thức hành động, biết tùy duyên hành xử linh hoạt, lèo lái uyển chuyển và phương tiện để chúng ta hoàn thành vai trò trách nhiệm rất lớn của “Người Tham mưu”.
Bên cạnh vai trò tham mưu còn có 4 chức năng quan trọng, là điều kiện cần và đủ của nhà Quản trị: “Hoạch định - Tổ chức - Điều khiển - Kiểm soát”. Nhà quản trị chính là người định hướng đưa ra kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch đó, kiểm soát việc thực hiện bằng nhận thức sâu sắc và tầm nhìn xa trong vai trò của nhà quản trị. Từ đó nắm được những chủ trương, đường lối, định hướng của Giáo hội và không ai khác Chủ thể quản trị của Giáo hội chính là những bậc Tôn túc lãnh đạo Giáo hội. Những nhà Quản trị hoạch định chương trình đưa ra kế hoạch có tầm nhìn xa trông rộng 10, 20, 30 năm... Và không ai khác hơn là Ban Thư ký sẽ có nhiệm vụ nắm bắt để triển khai, quản lý và kiểm soát, theo dõi và giám sát nhằm tham mưu cho Ban quản trị và chịu trách nhiệm trước giáo hội với những đường hướng đã đề ra.
Hoà thượng đặc biệt nhấn mạnh đến tính Nghệ thuật trong công việc quản lý điều hành và tham mưu của nhà quản trị trong Giáo hội: “Phương tiện Quyền xảo Từ Bi độ chúng sanh giả”. Đó là sự tinh tế mang tính nghệ thuật chứ không phải là sự lạm dụng để giúp nhà Quản trị sâu sát đối tượng một cách thực tế, có cách giải quyết thấu tình đạt lý cho nhau. Cùng nhau hỗ trợ trong công việc một cách thiết thực hiệu quả bới vì chư vị Hành giả làm Phật sự cho Giáo hội trên tinh thần phụng sự, dấn thân và hi sinh vô điều kiện, không có lương hay quyền lợi gì khác. Vì thế rất cần sự chia sẻ cảm thông từ phía nhà quản trị với sự thấu hiểu quan tâm đến cấp dưới và có cách đối xử cảm thông tương xứng với công lao của họ. Đây là những vấn đề thuộc phạm vi văn phòng của nhà Quản lý. Qua đây, Hoà thượng nói rõ hơn về ý nghĩa yếu tố tập thể, cách thức phát huy trí tuệ tập thể thông qua kỷ cương và 9 cương lĩnh hành động từ các chương trình hoạt động trong một nhiệm kỳ. Trong Hội nghị lần này: “Nghiệp vụ Thư ký và Quản trị văn phòng Phật giáo” là một minh chứng cho sự thống nhất của Trí tuệ tập thể trong quản trị văn phòng GHPGVN. Vì vậy nhà quản lý cần nắm bắt được công thức của nhà Quản trị, người quản lý sẽ thực hiện tốt và linh hoạt nhạy bén với các định hướng mà nhà Quản trị đề ra theo trình tự Nhà Quản trị - Người Quản lý trực tiếp điều hành. Nhưng xét cho kỹ thì với Ban Thư ký Giáo hội đã bao gồm các vai trò này trong mọi hoạt động Phật sự của Giáo hội trên cơ sở Quản trị hành chánh văn phòng, vừa bảo đảm nguyên tắc của “Luật Phật” và “Quy định của Hiến chương cùng Nội quy Ban Tăng sự”, vừa đảm bảo đúng quy trình, luôn chấp hành đúng theo chủ trương pháp luật của nhà nước. Hoà thượng khẳng định rằng, với lý tưởng giải thoát của chư Hành giả xuất gia, nhà quản trị ứng dụng Phật Pháp trong mọi hoạt động quản trị một cách dung hoà và tinh tế sẽ góp phần duy trì, phát triển cùng ổn định tổ chức của Giáo hội. Nhằm xây dựng hình ảnh đoàn kết hoà hợp trong Tăng đoàn và hoạt động Phật sự vì mục tiêu cao đẹp nhất mang lại lợi ích cho Giáo hội, phụng sự chúng sanh.
Kết thúc buổi thuyết giảng, Hòa thượng vẫn còn trăn trở lưu ý nhắc nhở đến Hội nghị về vai trò của Ban Thư ký khi thực hiện cần phân biệt rõ và chấp hành một số quy định trong công tác Hành chánh công và Hành chánh tư để tránh sơ suất! Đồng thời Hoà thượng nhắn nhủ ba yếu tố chính trong khái niệm Quản lý, đó là Chấp hành Tổ chức - Uy tín và quyền hành - Biện pháp Chế tài phù hợp dựa trên tinh thần của Giới luật và Hiến chương Giáo hội. Song song đó Hòa thượng giảng giải thêm những nét chính về Khái niệm “Văn phòng - Quản trị Văn phòng - Văn phòng Giáo hội” và cơ sở Tự viện được chọn làm văn phòng theo cách hiểu đúng về công tác Quản trị văn phòng trong vai trò điều hành, quản lý nắm bắt và chi phối toàn bộ trên “Cơ sở Quản trị Hành chánh Văn phòng” trong mọi công việc thực hiện theo Hành chánh, Hiến chương, các Nội quy và Quy chế để giúp nhà Quản trị - BTK có thể điều hành quản lý mọi hoạt động của Giáo hội một cách thiết thực và hiệu quả nhất.
Ban Biên tập PSO
